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Capítulo 2 de 14

Cadastros: a base para começar a operar

Cadastre clientes, fornecedores, produtos e serviços com os dados da nota, organize categorias, contas, formas de pagamento e depósitos, importe planilhas e mantenha tudo limpo.

40 min Quem implanta o sistema, vendas, compras e financeiro 12 lições
Videoaula: Cadastrar clientes e produtos com os dados da nota · 2 min 22 s · com legenda
O que você vai aprender
  • Cadastrar clientes e fornecedores com o que a nota, a cobrança e o contador precisam.
  • Cadastrar produtos e serviços com preço, custo, estoque mínimo e os dados fiscais (NCM, CFOP, CSOSN, item da LC 116).
  • Montar as categorias financeiras, as contas bancárias e de caixa, as formas de pagamento e os depósitos.
  • Trazer cadastros de outro sistema por planilha, com conferência antes de gravar e a opção de desfazer.
  • Usar a Conferência dos cadastros, os Duplicados e os Campos personalizados para manter a base confiável.
Lição 2.1

Clientes e fornecedores: a lista

Cadastros › Cadastros › Clientes e fornecedores

Para que serve

Um cadastro só para clientes, fornecedores, transportadoras, vendedores e parceiros. A mesma pessoa pode ter mais de um tipo (ex.: uma transportadora que também é fornecedor).

Quando usar

Sempre que precisar achar, conferir ou exportar um cliente ou fornecedor.

Tela Clientes e fornecedores na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros do topo: Cadastros (ativos), Clientes, Fornecedores e Sem CPF/CNPJ (a nota pede o documento).
  2. Use Buscar (nome, documento, e-mail) e os filtros Tipo (Cliente, Fornecedor, Transportadora, Vendedor, Parceiro), UF e Situação (Ativos, Inativos). Limpar filtros volta ao padrão.
  3. Clique no título de uma coluna para ordenar (de novo para inverter). Filtro por coluna abre um campo de filtro em cada coluna.
  4. Em Colunas, escolha o que aparece. Os campos personalizados também viram colunas (na demonstração: Data de aniversário e Como conheceu a loja).
  5. Exportar leva a lista filtrada para planilha.
  6. Dê dois cliques numa pessoa (ou marque e tecle Enter) para abrir a ficha. Na ficha, PgUp/PgDn vão para o registro anterior ou o próximo; Lista volta.
  7. No rodapé, escolha as Linhas por página (25, 50, 100 ou 500) e ande pelas páginas com « ‹ › ».
Exemplo com a Loja Modelo

O financeiro da Loja Modelo quer ligar para os clientes de Curitiba. Filtra Tipo: Cliente e busca “Curitiba”: aparecem Camila Duarte e Gabriela Moraes, com e-mail e telefone na coluna Contato. Clica em Exportar e manda a planilha para o vendedor.

Dicas
  • O quadro Sem CPF/CNPJ é o primeiro a zerar: sem documento, a nota fiscal do cliente não sai e a nota do fornecedor não casa com o cadastro.
  • As colunas e a ordem que você escolhe ficam guardadas para você.
Cuidados
  • Prefira inativar a excluir: o cliente inativo some das vendas novas, mas o histórico (pedidos, contas, notas) continua ligado a ele.
Lição 2.2

Cadastrar um cliente ou fornecedor

Cadastros › Cadastros › Clientes e fornecedores › Nova pessoa

Para que serve

Grava os dados que a nota fiscal, a cobrança e o contador vão usar: documento, inscrição estadual, endereço com o município, contatos, condição de pagamento e limite de crédito.

Quando usar

Antes da primeira venda ou compra com a pessoa. No balcão, dá para cadastrar na hora da venda.

Tela Nova pessoa na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Clique em Nova pessoa (F7).
  2. Na aba Identificação: Nome / razão social (obrigatório), Nome fantasia, Pessoa (Jurídica, Física ou Estrangeira), CPF / CNPJ, Inscrição estadual, Inscrição municipal e Contribuinte do ICMS (Não contribuinte, Contribuinte ou Isento).
  3. Marque os Tipos: Cliente, Fornecedor, Transportadora, Vendedor / representante, Parceiro.
  4. Com CNPJ, clique em Consultar CNPJ para trazer razão social e endereço. Escolha Só os vazios (preenche só o que está em branco) ou Usar tudo.
  5. Na aba Endereço, informe o CEP, o endereço e o município. Nas abas Contato e Contatos, o e-mail, o celular/WhatsApp e as pessoas da empresa (setor, cargo).
  6. Em Entrega e cobrança, os endereços além do principal (onde entregar, para onde mandar a cobrança); Buscar os CEPs completa as linhas. Em Comercial: Limite de crédito, Condição de pagamento, Tabela de preço, Comissão do vendedor (só para vendedor) e a Conta contábil que o escritório usa.
  7. Em Campos personalizados, os campos que a sua empresa criou. Grave com Gravar (Ctrl+S). Para mudar de aba pelo teclado: Alt+1 a Alt+6.
Exemplo com a Loja Modelo

A Papelaria Central ME vai comprar a prazo na Loja Modelo. O vendedor tecla F7, escolhe Jurídica, digita o CNPJ e clica em Consultar CNPJ › Usar tudo. Marca Cliente, informa Contribuinte e a inscrição estadual. Em Comercial, põe limite de crédito de R$ 2.000,00 e a condição “30/60/90”. Grava com Ctrl+S.

Dicas
  • O que é obrigatório ao gravar (CPF/CNPJ, e-mail, telefone, endereço do cliente pessoa jurídica) o dono define em Cadastros › Configurar › Regras dos cadastros. Lá também liga a conferência da inscrição estadual pela UF.
  • Para consumidor no balcão, o nome e o CPF bastam. Para empresa que pede nota, complete endereço e inscrição estadual.
Cuidados
  • Contribuinte do ICMS vai na nota (o campo indIEDest da NF-e). Marcar errado faz a nota ser rejeitada ou calcular o imposto errado. Na dúvida, confirme com o contador.
  • O limite de crédito vale nas vendas a prazo: acima dele, o pedido pede aprovação.
Lição 2.3

Produtos e serviços: a lista e as ações em lote

Cadastros › Cadastros › Produtos e serviços

Para que serve

Lista os itens que você vende, compra ou usa, com preço, custo, margem, saldo e os dados fiscais. Também muda a categoria e reajusta o preço de vários itens de uma vez.

Quando usar

Para conferir preços e margens, achar itens sem dado fiscal e fazer reajustes.

Tela Produtos e serviços na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Itens ativos (e quantos são serviços), Categorias, Sem NCM (a NF-e exige) e Custo maior que o preço (venda com prejuízo).
  2. Filtre por Tipo (Produto, Serviço, Kit / combo, Matéria-prima, Embalagem, Uso e consumo), Categoria e Situação.
  3. Confira as colunas Fiscal (NCM do produto ou item da LC do serviço), Preço, Custo, Margem e Saldo.
  4. Para agir em vários itens, marque as caixas à esquerda. Na barra que aparece, use Mudar a categoria ou Reajustar o preço.
  5. Em Reajustar o preço, informe o Percentual (use − para baixar) e o Arredondar, confira e confirme.
  6. Dê dois cliques num item para abrir a ficha.
Exemplo com a Loja Modelo

O fornecedor de eletrônicos da Loja Modelo subiu os preços em 5%. O comprador filtra Categoria: Eletrônicos, marca todos, clica em Reajustar o preço, digita 5 e escolhe arredondar. Um carregador de R$ 70,00 passa a R$ 73,50 (valores ilustrativos). Ele confere a coluna Margem antes e depois.

Dicas
  • Ordene pela coluna Margem para achar os itens que dão pouco lucro.
  • Serviços aparecem com o item da LC 116 na coluna Fiscal (ex.: “LC 14.01”) e não controlam estoque.
Cuidados
  • O reajuste em lote muda o preço de cadastro na hora. Pedidos já lançados não mudam. Confira a seleção antes de confirmar.
Lição 2.4

Cadastrar um produto com os dados fiscais

Cadastros › Cadastros › Produtos e serviços › Novo item

Para que serve

Grava o item com código, unidade, preço, custo, estoque mínimo e os dados que a nota fiscal e o Simples precisam: NCM, CEST, origem, CFOP, CSOSN e a receita no Simples (o anexo).

Quando usar

Antes de vender ou comprar um item novo. Para muitos itens de uma vez, use a Importação por planilha.

Tela Novo item na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Clique em Novo item (F7).
  2. Aba Geral: Tipo, Código / SKU (obrigatório), Unidade (UN, PC, CX, KG, L, M, HR, SV, KIT…), Nome (obrigatório), GTIN / código de barras, Categoria, Marca e Descrição detalhada.
  3. Aba Preço e estoque: Preço de venda e Custo (a Margem calcula sozinha), Controla estoque, Estoque mínimo, Localização, Peso e medidas (largura, altura, comprimento) para o frete.
  4. Aba Fiscal: NCM (tecle F2 para consultar a tabela), CEST, Origem (0 — Nacional, 1 — Estrangeira, importação direta…), CFOP de venda (F2), CSOSN, ICMS por substituição tributária, PIS/COFINS monofásico, Receita no Simples e CST PIS/CST COFINS.
  5. Para serviço, informe o Item da LC 116 (F2), o Código no município e a Alíquota do ISS: a NFS-e exige.
  6. Aba Campos personalizados: os campos extras da empresa (na demonstração: Garantia, Linha, Voltagem). Grave com Ctrl+S.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo vai vender um suporte de celular para carro. O cadastro fica: Tipo Produto, código SUP-CAR, unidade UN, preço R$ 50,00, custo R$ 20,00 (margem de 60%), estoque mínimo 10. Na aba Fiscal, o NCM vem pela consulta F2, origem 0 — Nacional e Receita no Simples “Revenda de mercadorias”. CFOP e CSOSN ficam como o contador orientou.

Dicas
  • Sem Estoque mínimo, o item não entra na sugestão de compra nem no alerta de estoque baixo.
  • O dono pode ligar o código automático e definir os padrões fiscais do item novo (unidade, origem, CFOP, CSOSN) em Cadastros › Configurar › Regras dos cadastros. Assim cada item novo já nasce certo.
Cuidados
  • NCM, CFOP, CSOSN, substituição tributária, monofásico e o anexo do Simples mudam o imposto e a validade da nota. O Jarvis confere o formato, mas a regra certa para cada produto deve ser confirmada com o seu contador.
  • Custo maior que o preço aparece como alerta: é venda com prejuízo. Confira antes de gravar.
Lição 2.5

Categorias financeiras e a DRE

Cadastros › Cadastros › Categorias financeiras

Para que serve

Organizam as contas a pagar e a receber, montam a DRE gerencial e dizem ao contador em que conta lançar cada receita e despesa.

Quando usar

Na implantação e quando surgir um tipo novo de receita ou despesa.

Tela Categorias financeiras na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Categorias (de receita e de despesa), Sem grupo da DRE (ficam fora da DRE), Sem conta contábil (o contador classifica à mão) e Usadas em contas.
  2. A lista segue o código: 1 Receitas e 2 Despesas são grupos; 1.01, 2.20… são as categorias que você usa nos lançamentos.
  3. Se a empresa é nova, clique em Completar com o plano padrão para trazer um plano pronto (vendas, impostos, salários, aluguel, tarifas…).
  4. Para criar, clique em Nova categoria (F7): Código, Nome, Tipo, Grupo da DRE e Conta contábil (código reduzido). Grave com Ctrl+S.
  5. Filtre por Tipo e Grupo da DRE para revisar uma parte do plano.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo começou a pagar uma plataforma de anúncios. Em vez de lançar em “Outras despesas”, o financeiro confere que já existe 2.33 Marketing e anúncios, no grupo “(−) Despesas comerciais”. A conta de R$ 500,00 do mês vai para essa categoria e aparece na DRE na linha certa.

Dicas
  • Peça ao contador a Conta contábil de cada categoria. Com ela preenchida, o escritório contabiliza sem perguntar.
  • Poucas categorias bem usadas valem mais que muitas categorias vagas.
Cuidados
  • Categoria sem Grupo da DRE fica fora da DRE gerencial: o resultado do mês sai errado.
  • Excluir uma categoria pode pedir aprovação. Prefira inativar a que não se usa mais.
Lição 2.6

Contas bancárias e caixa

Cadastros › Cadastros › Contas bancárias e caixa

Para que serve

Cadastra onde o dinheiro entra e sai: contas correntes, poupança, o caixa em dinheiro, cartão de crédito da empresa, conta de pagamento do marketplace e aplicações. O saldo é o inicial mais os movimentos.

Quando usar

Na implantação (com o saldo do dia) e quando abrir uma conta nova.

Tela Contas bancárias e caixa na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Saldo total, A conciliar (movimentos do extrato ainda não conferidos) e Sem conta contábil.
  2. Clique em Nova conta (F7). Preencha Nome da conta e o Tipo (Conta corrente, Poupança, Caixa (dinheiro), Cartão de crédito da empresa, Conta de pagamento / marketplace, Aplicação).
  3. Para banco: Banco (código) com 3 dígitos, Agência, Conta e Chave Pix.
  4. Informe o Saldo inicial e Na data: o saldo do extrato no dia em que você começa a usar o Jarvis.
  5. Peça ao contador a Conta contábil (código reduzido) e grave com Ctrl+S.
  6. Confira a linha Total do filtro no fim da lista: deve bater com a soma dos seus extratos.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo começa no dia 1º. O extrato do banco mostra R$ 15.000,00 e a gaveta tem R$ 300,00. São duas contas: “Banco — conta movimento” (Conta corrente, saldo inicial R$ 15.000,00 em 01/10) e “Caixa da empresa” (Caixa (dinheiro), R$ 300,00 na mesma data). O Saldo total mostra R$ 15.300,00.

Dicas
  • Crie uma conta para cada lugar onde o dinheiro fica parado: assim a conciliação bancária e o fluxo de caixa batem.
  • O código do banco tem 3 dígitos (ex.: 001). A Conferência dos cadastros avisa quando está errado.
Cuidados
  • Saldo inicial chutado deixa o caixa errado para sempre. Use o valor do extrato da data informada.
Lição 2.7

Formas de pagamento

Cadastros › Cadastros › Formas de pagamento

Para que serve

Define cada forma de receber: parcelas, prazo, taxa da operadora e a conta em que o dinheiro cai. É usada na venda, no PDV e no financeiro para gerar as contas a receber certas.

Quando usar

Na implantação e quando mudar a taxa da maquininha ou o prazo de um boleto.

Tela Formas de pagamento na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Formas ativas (quantas parceladas), Maior taxa e Sem conta de recebimento.
  2. Clique em Nova forma (F7). Informe o Nome e o Meio (na nota fiscal): Dinheiro, Pix, Cartão de crédito, Cartão de débito, Boleto, Crédito loja, Vale…
  3. Em Parcelas, Dias para receber a 1ª e Dias entre parcelas, diga como o dinheiro chega.
  4. Informe a Taxa da operadora em % e a Conta de recebimento.
  5. Antes de gravar, abra a aba Simulação: ela mostra uma venda de R$ 1.000,00 hoje com esta forma, parcela a parcela, com vencimento, taxa e líquido.
Exemplo com a Loja Modelo

A maquininha da Loja Modelo cobra 3% no crédito à vista e paga em 30 dias. A forma fica: “Cartão de crédito à vista”, meio Cartão de crédito, 1 parcela, 30 dias para receber, taxa 3%, conta “Banco — conta movimento”. Uma venda de R$ 100,00 gera uma conta a receber de R$ 97,00 para daqui a 30 dias.

Dicas
  • Com a taxa preenchida, a margem e o fluxo de caixa já descontam o custo do cartão.
Cuidados
  • Forma sem Conta de recebimento gera conta a receber sem destino: na baixa, o dinheiro não cai em nenhuma conta. Preencha sempre.
Lição 2.8

Depósitos (locais de estoque)

Cadastros › Cadastros › Depósitos

Para que serve

Cadastra os lugares onde o estoque fica: loja, depósito, consignado, centro de distribuição do marketplace. O depósito padrão recebe as entradas que vêm sem depósito informado.

Quando usar

Na implantação e quando passar a guardar mercadoria em outro lugar.

Tela Depósitos na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Depósitos ativos (e qual é o padrão) e Sem depósito (itens com saldo sem depósito informado).
  2. Clique em Novo depósito (F7), dê o Nome e marque Depósito padrão se for o principal.
  3. Na lista, confira Itens com saldo e Valor (custo) de cada depósito. A linha Total do filtro soma tudo.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo guarda a maior parte no “Depósito principal” (padrão) e manda parte para o “Centro de distribuição do marketplace”. Na lista, o principal tem 15 itens, no valor de R$ 11.000,00 de custo, e o do marketplace, 4 itens.

Dicas
  • Empresa pequena com um só local precisa de um depósito só: o padrão.
Cuidados
  • Itens “sem depósito” atrapalham o inventário. Transfira o saldo para um depósito pelo módulo Estoque.
Lição 2.9

Campos personalizados

Cadastros › Configurar › Campos personalizados

Para que serve

Cria campos que a sua empresa precisa em qualquer cadastro (texto, número, data, lista de opções, sim/não…). Eles aparecem na ficha, na lista, na importação por planilha e no construtor de relatórios.

Quando usar

Quando a equipe começa a anotar algo importante “nas observações”: é sinal de que precisa de um campo.

Tela Campos personalizados na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Abra Cadastros › Configurar › Campos personalizados. A lista agrupa os campos por cadastro.
  2. Clique em Novo campo (F7). Escolha o Cadastro (Clientes e fornecedores, Produtos e serviços, Categorias financeiras, Contas bancárias, Formas de pagamento, Depósitos).
  3. Dê o Nome do campo e a Chave (para planilhas e relatórios). Escolha o Tipo: Texto, Texto longo, Número, Valor (R$), Data, Sim/Não, Lista de opções, E-mail, Telefone, CPF/CNPJ ou Endereço de site.
  4. Para lista, escreva as Opções da lista (uma por linha). Se quiser, marque Obrigatório e informe o Valor padrão (novo cadastro) e a Ajuda.
  5. Marque Coluna na lista do cadastro e Disponível no construtor de relatórios conforme o uso. Ajuste a Ordem e grave.
  6. A coluna Registros preenchidos mostra quantos cadastros já usam o campo.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo quer saber como cada cliente conheceu a loja. Cria o campo “Como conheceu a loja” em Clientes e fornecedores, tipo Lista de opções, com Instagram, Indicação, Google, Loja física e Marketplace, e marca Coluna na lista do cadastro. No fim do mês, filtra a lista por essa coluna para ver qual canal trouxe mais clientes.

Dicas
  • A Chave é o nome da coluna na planilha de importação. Use algo curto e sem espaço (ex.: origem).
Cuidados
  • Campo obrigatório vale também na importação por planilha: linhas sem ele são recusadas. Crie como opcional e torne obrigatório depois de preencher os antigos.
Lição 2.10

Importar cadastros por planilha

Cadastros › Operações › Importação por planilha

Para que serve

Traz clientes, fornecedores, produtos, categorias, contas, formas e depósitos de outro sistema ou de uma planilha. O Jarvis confere cada linha (CPF/CNPJ, NCM, GTIN, CFOP…) e mostra o que vai incluir e atualizar antes de gravar.

Quando usar

Na implantação e quando um fornecedor manda o catálogo em planilha ou você precisa atualizar muitos preços.

Tela Importação por planilha na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. São 4 passos: Planilha, Colunas, Conferência e Gravar. Ande com Avançar (Alt+→) e Voltar (Alt+←).
  2. 1. Planilha: escolha o Cadastro e o Arquivo (.xlsx, .csv ou .txt), ou cole as linhas copiadas do Excel (com o cabeçalho). Sem planilha pronta? Baixe o Modelo .xlsx ou o Modelo .csv.
  3. 2. Colunas: diga para que campo vai cada coluna. O Jarvis já sugere pelos nomes.
  4. 3. Conferência: escolha O que fazer (Incluir os novos e atualizar os que existem, Só incluir os novos ou Só atualizar os que existem) e Achar o cadastro pelo (ex.: CPF/CNPJ ou código).
  5. Leia os quadros Incluir, Atualizar, Ignorar, Com erro e Avisos, e a tabela linha a linha (O que acontece, Detalhe com o antes → depois, Erros e avisos). Nada foi gravado ainda.
  6. Baixe as Linhas com erro (CSV), corrija na planilha e importe de novo, ou siga sem elas.
  7. 4. Gravar: confira o resumo e grave. O Histórico guarda o que entrou e os erros.
  8. Em Cadastros › Ferramentas › Histórico de importações, abra uma importação para ver as linhas, usar Baixar recusadas (CSV) ou Desfazer a importação.
Exemplo com a Loja Modelo

A Loja Modelo traz 20 clientes do sistema antigo. Na Conferência aparecem 17 para incluir, 2 para atualizar (o e-mail mudou) e 1 com erro: “CPF inválido: confira os dígitos”. O dono grava os 19 bons, baixa a linha com erro, corrige o CPF com o cliente e importa só ela depois.

Dicas
  • Comece pelo modelo do próprio Jarvis: as colunas já vêm com os nomes certos, e a conferência fica mais rápida.
  • Use Só atualizar os que existem para reajustar preços por planilha sem correr o risco de criar itens novos.
Cuidados
  • Confira a coluna Detalhe das linhas “Atualizar”: ela mostra o valor de antes e o de depois. Uma coluna trocada no passo 2 pode sobrescrever dados bons.
  • Desfazer a importação usa o “antes” gravado. Se alguém já mexeu nos cadastros depois, confira o resultado.
Lição 2.11

Conferência dos cadastros

Cadastros › Relatórios › Conferência dos cadastros

Para que serve

Lista o que está faltando ou errado nos cadastros e atrapalha a nota fiscal, o financeiro e o contador: CPF/CNPJ inválido, inscrição estadual faltando, NCM ausente, forma sem conta, categoria sem grupo da DRE.

Quando usar

Depois de uma importação, antes de emitir as primeiras notas e uma vez por mês.

Tela Conferência dos cadastros na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Erros (corrija antes de emitir notas), Avisos (convém conferir) e um quadro por cadastro com quantos erros e avisos há.
  2. Filtre por Gravidade (Erros, Avisos) e por Cadastro.
  3. Na coluna Problema, leia o que falta (ex.: “Contribuinte do ICMS precisa da inscrição estadual.”, “Sem conta de recebimento: o dinheiro não cai em nenhuma conta.”, “Nome parecido com…: confira se é a mesma pessoa.”).
  4. Selecione a linha e tecle Enter (ou dê dois cliques) para abrir o cadastro e corrigir. Ao voltar, a linha some.
  5. Use Excel ou Imprimir (Ctrl+P) para dividir a correção com a equipe.
Exemplo com a Loja Modelo

Antes de começar a emitir NF-e, a Loja Modelo abre a Conferência: 1 erro (um produto sem NCM) e 21 avisos. O comprador corrige o NCM do produto primeiro. Depois, o financeiro preenche a conta de recebimento das formas de pagamento de boleto e cartão.

Dicas
  • Zere primeiro os Erros: são os que travam a nota fiscal.
  • Avisos de “Nome parecido” levam à ferramenta Duplicados e mesclagem (próxima lição).
Cuidados
  • A conferência olha só os cadastros ativos. Um cadastro inativo com erro não aparece, mas volta a dar problema se for reativado.
Lição 2.12

Duplicados e mesclagem

Cadastros › Ferramentas › Duplicados e mesclagem

Para que serve

Acha clientes e fornecedores cadastrados mais de uma vez (mesmo CPF/CNPJ, mesmo nome, mesmo e-mail ou telefone) e junta tudo num cadastro só, sem perder vendas, contas, notas e anexos.

Quando usar

Depois de importar de outro sistema e sempre que a Conferência avisar “Nome parecido”.

Tela Duplicados e mesclagem na demonstração do Jarvis ERP

Passo a passo

  1. Leia os quadros: Grupos (possíveis duplicados), Mesmo CPF/CNPJ (quase certo), Mesmo nome (confira a cidade) e Mesmo contato.
  2. Filtre por Motivo e abra um grupo com dois cliques.
  3. Em Qual cadastro fica, marque o cadastro que vai continuar (o Jarvis sugere o mais completo).
  4. Em Valor que vale em cada campo, escolha o valor certo onde os cadastros divergem (e-mail, telefone, endereço).
  5. Veja a Prévia: quantas vendas, contas, notas e anexos passam para o cadastro que fica. Contatos, endereços, tipos e campos personalizados se juntam.
  6. Clique em Mesclar e confirme. Conforme o seu papel, a mesclagem pede aprovação do dono.
Exemplo com a Loja Modelo

Na Loja Modelo, “Elisa (balcão)” e “Elisa Gonçalves” têm o mesmo telefone: o balcão cadastrou a cliente de novo, só com o nome. O dono abre o grupo, deixa ficar “Elisa Gonçalves” (que tem CPF e e-mail) e clica em Mesclar. As vendas do balcão passam para o cadastro completo.

Dicas
  • Mesmo nome nem sempre é a mesma pessoa: confira a cidade e o documento antes de mesclar.
Cuidados
  • Os cadastros que saem são excluídos (a auditoria guarda o registro inteiro), e não dá para desfazer automaticamente. Confira a prévia com calma antes de confirmar.
Exercício

Pratique na demonstração

  1. Em Cadastros › Cadastros › Clientes e fornecedores, tecle F7 e cadastre a cliente fictícia “Joana Teste”, pessoa Física, tipo Cliente, com e-mail e celular. Grave com Ctrl+S.
  2. Em Produtos e serviços, crie o item “SUP-CAR · Suporte de celular para carro”, preço R$ 50,00, custo R$ 20,00 e estoque mínimo 10. Na aba Fiscal, tecle F2 no NCM e escolha um da lista.
  3. Em Formas de pagamento, abra “Boleto 28 dias” e informe uma Conta de recebimento. Grave.
  4. Abra Cadastros › Relatórios › Conferência dos cadastros e veja se o aviso daquela forma sumiu.
  5. Em Cadastros › Ferramentas › Duplicados e mesclagem, abra o grupo “CAMILA DUARTE · Camila Duarte” e veja a prévia, sem mesclar.
Confira

A Joana Teste aparece na lista com o tipo Cliente, o SUP-CAR mostra margem de 60%, e a Conferência tem um aviso a menos em Formas de pagamento. Use Recomeçar na faixa da demonstração para voltar a base ao original.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Preciso cadastrar o cliente antes de vender?

No balcão, não: o PDV e o pedido permitem informar o cliente na hora. Para vender a prazo ou emitir NF-e para empresa, o cadastro completo (documento, endereço, inscrição estadual) é necessário.

Qual NCM, CFOP e CSOSN eu uso?

Depende do produto e da operação. O Jarvis ajuda com a consulta (F2) e confere o formato, mas a classificação fiscal deve ser confirmada com o seu contador. O dono pode gravar os padrões do item novo em Regras dos cadastros.

Posso excluir um cliente que já comprou?

Prefira inativar: ele some das vendas novas e o histórico continua. Se ele estiver duplicado, use Duplicados e mesclagem, que leva o histórico para o cadastro que fica.

Importei uma planilha errada. E agora?

Em Cadastros › Ferramentas › Histórico de importações, abra a importação e use Desfazer a importação. Ela volta os cadastros ao “antes” gravado.

Onde ficam as unidades de medida?

Na ficha do produto, aba Geral, campo Unidade (UN, PC, CX, KG, L, M, HR, SV, KIT e outras). A unidade padrão do item novo fica em Regras dos cadastros.